Um bom inventário de estoque é capaz de diminuir os gastos e evitar desperdícios.
Ao calcular exatamente quantos produtos existem em seu estoque você pode saber se há desvios e, assim, trabalhar para evitá-los. Além disso, com o inventário em dia, não correrá o risco de precisar de um produto e descobrir que acabou!
Há dois modelos de inventário: o rotativo e o periódico.
No modelo rotativo, é preciso que o inventário seja feito com uma periodicidade predefinida. Ela pode ser feita diariamente, semanalmente, mensalmente ou semestralmente, por exemplo. É a modalidade ideal para empresas com grande giro de produtos ou mercadorias.
No modelo periódico, o inventário é feito no final de um período determinado. A intenção desse método é atualizar as informações, sanar os problemas existentes e criar demonstrativos financeiros.
E por onde começar?
1. Escolha o tipo de inventário
Como você viu, o inventário pode ser rotativo (com uma frequência predeterminada) ou periódico (no final de um período determinado pela empresa). Para escolher o método ideal, é preciso levar em consideração a dinâmica do seu negócio. É fundamental respeitar a frequência que for escolhida.
2. Separe e organize os produtos
Organizar os produtos por categoria ou por marca é essencial para aumentar a eficácia de suas atividades. Esse método reduzirá desperdícios de tempo na contagem dos itens e também facilitará sua operação.
E não esqueça de separar os produtos de Uso Interno dos produtos de Revenda.
3. Escolha o dia certo
As operações diárias, como execução de serviços, venda e repasse de produtos, poderão ser realizadas ao mesmo tempo em que o inventário é lançado, sem necessidade de interrupção. No entanto, as entradas por compra e ajustes de entrada e saída não poderão ser realizados. Então, todas as entradas por compra que estiverem pendentes deverão ser concluídas para que o inventário seja iniciado.
Por isso, para escolher o momento leve também em consideração o tempo médio que levará para que o inventário seja concluído.
4. Defina a equipe
O sistema não permitirá mais de um inventário em andamento, mas o mesmo inventário poderá ser movimentado por mais de um usuário. Neste caso, evite conflito na contagem setorizando seu estoque. Assim, cada um será responsável por contar e lançar um setor. Bastará que todos tenham permissão para isso.
E falando em permissões, recomendamos que o ajuste final, quando todos tiverem concluído a contagem, seja feito por outro usuário mediante conferência.
5. Defina o tipo de contagem
Você poderá optar por três tipos de contagem: Todo o estoque, por Categoria/Subcategoria, ou por Marca.
Se optar por todo o estoque, os produtos que não forem contados e tiverem saldo positivo ou negativo em sistema, serão ajustados para zero.
Se optar por categoria/subcategoria ocorrerá o mesmo, mas apenas em relação aos produtos da categoria ou subcategoria definidas.
Ao optar por marca, ainda poderá escolher se a contagem será total (todos os produtos da marca escolhida) ou parcial (apenas alguns produtos da marca escolhida). Se fizer a contagem total o sistema tratará os ajustes como nos casos anteriores, mas apenas em relação à marca escolhida. Já a contagem parcial te dá a liberdade de ajustar produtos específicos. Essa opção é indicada para ajuste de produtos críticos, de alto custo ou desvio frequente, que devam ser acompanhados com maior atenção.
Agora, confira o tutorial abaixo, e mãos à obra!
Na Loja, no menu lateral esquerdo, acesse Estoque > Inventário e clique no botão Novo Inventário, localizado no canto inferior direito da tela. Caso não visualize a opção no menu, solicite acesso ao administrador do sistema.
Selecione o estoque a ser inventariado, o tipo de contagem escolhida e clique no botão Lançar Itens.
Essas definições são únicas por inventário. Então, se escolher inventariar todo o estoque, ao menos dois lançamentos deverão ser realizados: um para o estoque de Uso Interno e outro para o estoque de Revenda.
Se estiver usando um leitor de código de barras, marque a opção Produto a Produto.
O sistema localizará o produto a partir do código de barras cadastrado e lançará automaticamente um inteiro, sem necessidade de qualquer ação por parte do usuário.
Se não estiver usando um leitor, basta manter a opção Produto a Produto desmarcada, inserir a quantidade contada, selecionar o produto e clicar no botão Adicionar.
Se você lançar o mesmo item duas vezes as quantidades serão somadas.
Então, para evitar que isso aconteça por engano, sempre te mostraremos o último item lançado.
Mas se preferir checar tudo o que foi lançado até o momento, é só clicar no botão Conferir Itens.
Nessa tela você poderá filtrar o produto para localizá-lo rapidamente, e também poderá exportar a listagem a qualquer momento.
Note que, neste exemplo, optamos pelo tipo de contagem por Marca Total e lançamos apenas o item Creme de Barbear. No entanto, o sistema identificou outro item da mesma marca que possui saldo diferente de zero. Por isso, este item foi lançado automaticamente (em vermelho) com quantidade zero.
Caso não tenha terminado a contagem, bastará voltar ao lançamento dos itens. Ao lançar o item faltante, o sistema desconsiderará o lançamento automático, considerando a quantidade que você lançar.
Contagem terminada, é hora de processar os ajustes.
Se a conferência não puder ser feita de imediato, é só fechar a tela e o inventário ficará pendente até que seja processado.
Mas lembre-se, enquanto houver inventário pendente, não poderão ser lançadas entradas por compra ou ajustes de entrada e saída.
Para conclusão, basta editar o inventário, conferir os itens lançados e clicar no botão Concluir.
O sistema contabilizará os ajustes e fará os lançamentos necessários automaticamente.
Na tela principal, à medida que os inventários forem sendo realizados, alguns indicadores importantes serão apresentados para que você possa avaliar a necessidade de ações corretivas em seu processo, eliminando as causas das não conformidades.
Filtre o estoque e o período desejado, e avalie os resultados.
Atente-se às categorias mais ajustadas e aos produtos com maiores perdas.
E quanto ao percentual de acuracidade, quanto maior, melhor!
Ficou alguma dúvida? Entre em contato com a gente!