Uma grande dificuldade de toda empresa é a gestão das notas fiscais, na emissão, mas principalmente na conferência. Como o volume é grande e a responsabilidade é enorme, é fundamental desenvolver uma prática eficiente para melhorar o controle sobre as operações e assegurar o adequado cumprimento das obrigações fiscais.
Os órgãos municipais não possuem um padrão de emissão. Portanto, eles podem exigir informações diversas. A inconsistência de dados no cadastro de clientes e a ausência de informações dos prestadores são as justificativas mais frequentes para rejeição de notas fiscais.
Além disso, os sistemas das prefeituras podem apresentar instabilidade ou inoperância, fatores também relacionados às rejeições.
Pensando nisso, reunimos algumas dicas para descomplicar essa atividade, otimizando tempo, automatizando o processo, facilitando o seu dia a dia. Basta utilizar o módulo fiscal do sistema GRACES. Confira!
Quando a nota fiscal de serviço é gerada em sistema?
A nota fiscal de serviço é uma obrigação acessória que deve ser cumprida sempre no momento da prestação do serviço. Por isso, o recebimento de pendências, antecipados, gorjetas e pacotes não geram registros de RPS no sistema.
Como saber se estão em acordo com meu faturamento?
O dashboard principal do sistema apresenta o resumo das movimentações, e um equívoco comum é comparar o valor de faturamento com o valor da movimentação de caixa de determinado período. Estes valores não devem ser comparados por não tratarem os mesmos dados.
Enquanto o caixa indica os valores movimentados, independentemente do serviço prestado, o faturamento consolida os valores referentes à execução dos serviços. E é com este último que as notas fiscais devem ser confrontadas.
Como fazer essa conferência no Graces?
No Dashboard, selecione o período para conferência, e verifique o valor total referente aos serviços.
Na Conferência de RPS, selecione o mesmo período e filtre as notas fiscais autorizadas de consumidor final.
Se os valores estiverem divergentes, como no exemplo, mantenha os filtros selecionados e clique no botão Verificar NF.
Uma tela com as comandas inconsistentes será apresentada para apuração.
Busque o registro correspondente e trate a inconsistência.
Se o status do registro for “Sem Nota Fiscal”, selecione-o e transmita-o.
Verifique a data de competência antes da transmissão. Se necessário, e se a legislação permitir, altere-a clicando no botão Alterar Competência.
Se o status do registro for “Negada”, verifique o motivo da rejeição e trate-o.
Retorne ao registro e retransmita-o manualmente.
Ainda não tem o módulo fiscal? Entre em contato com a gente!